Die globalen geopolitischen und wirtschaftlichen Herausforderungen werden auch hierzulande immer stärker sichtbar. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie Abläufen in der Informationstechnologie sind daher für immer mehr Unternehmen ein wichtiger Lösungsansatz, um Wertschöpfungsketten optimieren und beschleunigen zu können. Nun ist Automatisierung kein neues Thema, technologisch hat sich allerdings in den vergangenen fünf Jahren vieles getan. Wir sehen immer mehr Unternehmen, die das Potenzial von Prozessautomatisierung in einer wachsenden Zahl von Geschäftsbereichen punktuell ausschöpfen – dennoch liegt hier viel Potenzial brach, wie die neue IDC Studie zeigt:

• Mehr als zwei Drittel deutscher Unternehmen setzen künftig auf intelligente Prozessautomatisierung
• Die Relevanz von künstlicher Intelligenz wächst. In den nächsten 24 Monaten wird mehr als die Hälfte der Lösungen mit KI-Funktionalitäten ausgestattet sein
• 67 Prozent versprechen sich von Plattformen und der Orchestrierung der Tools einen deutlichen Mehrwert für ihre Prozessautomatisierung

Das sind einige der Kernergebnisse der aktuellen IDC Studie „Intelligent Process Automation (IPA) in Deutschland 2022“, die auf einer branchenübergreifenden Befragung von 201 Unternehmen im März 2022 basiert.

Auch wenn Prozessautomatisierung in deutschen Unternehmen fast flächendeckend zum Einsatz kommt und zudem kein neues Thema ist, ist die unternehmensweite Durchdingung der Geschäftsbereiche noch nicht gegeben und bei der Nutzung der verfügbaren Tools und Lösungen liegt noch viel Potenzial brach. Die Studie zeigt aber, dass das Potenzial von intelligenter Prozessautomatisierung hoch ist und die Nutzungsraten in den kommenden 24 Monaten rasant steigen werden, wenn man den Plänen der Befragten Glauben schenkt.

Deutsche Unternehmen wollen mit IPA aktuelle Business-Anforderungen lösen

Der Bedarf an mehr Geschäftsprozessautomatisierung und vor allem intelligenter Prozessautomatisierung spiegelt klar das geschäftliche Umfeld wider, in dem die Entscheider aktuell agieren. Die Ziele der intelligenten Automatisierung gehen in hohem Maße Hand in Hand mit den Business-Prioritäten der Unternehmen. Hierzu zählen die Senkung der Betriebs- und Produktkosten (32 %), die Verbesserung der Leistung der Mitarbeiter sowie die Gewinnung und Entwicklung von Talenten (31 %), die Verbesserung der Nachhaltigkeit (30 %) sowie die Modernisierung von Prozessen (29 %). „An den Ergebnissen können wir ganz deutlich den Wertbeitrag der Automatisierung ablesen, vor dem die Organisationen im aktuellen herausfordernden Jahr 2022 stehen“, sagt Matthias Zacher, Senior Consulting Manager und Projektleiter der Studie.

RPA wird um Integrations- und Business-Process-Management-Tools ergänzt – Ökosysteme bilden sich heraus

Prozessautomatisierung ist wie eingangs erwähnt grundsätzlich kein neues Thema. Technologisch hat sich allerdings in den vergangenen fünf Jahren viel getan. In der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation – RPA) sind heute beispielsweise unterschiedliche Typen von Bots verfügbar. 37 Prozent der Unternehmen setzen beaufsichtigte Bots ein, bei 33 Prozent sind es unbeaufsichtigte Bots, 29 Prozent nutzen hybride Bots. Der Anteil ihrer Nutzung wird innerhalb der nächsten 24 Monate rasant steigen und sich verdoppeln, da diese Softwareprogramme immer mehr Aufgaben zur direkten Unterstützung der Mitarbeiter übernehmen, eigenständig und vollautomatisiert in den IT-Systemen agieren und Vorschläge zur Entscheidungsvorbereitung machen. Neben der klassischen RPA erweitern Lösungen und Technologien wie Process Mining (35 %), Workflow Automation (34 %), Workflow Orchestration (29 %) und Case Management (29 %) das Potenzial der Automatisierung erheblich. Damit nähern sich RPA und Business Process Management (BPM) folgerichtig immer stärker an. IDC beobachtet hier einen eindeutigen Trend in Richtung Ökosysteme und Plattformen. Damit reagieren die Anbieter auf Anforderungen der Anwender, denn gemäß der Befragung betrachten 67 Prozent Plattformen und die Orchestrierung der Tools als einen deutlichen Mehrwert für Automatisierung. Hier bedarf es aber einer umfassenden Transparenz und einer konsequenten Nutzung von Standards, um schnell positive Effekte zu erreichen.

Zwei Drittel der Anwender setzen künftig auf IPA

Parallel zur klassischen Robotic Process Automation etabliert sich zunehmend die intelligente Prozessautomatisierung. Intelligente Prozessautomatisierungssoftware ist ein Portfolio von Technologien, die zur Umstrukturierung, Integration, Orchestrierung und Automatisierung von Geschäftsabläufen und den damit verbundenen Prozessen eingesetzt werden. Damit ist es möglich, Prozesse in Prozessketten zusammenzufassen und miteinander agieren zu lassen. Mehr als 30 Prozent der Unternehmen setzen bereits Tools zur intelligenten Prozessautomatisierung ein. In den kommenden 24 Monaten wollen bereits mehr als 70 Prozent diese Tools nutzen.

Die intelligente Prozessautomatisierung eröffnet den Weg zur End-to-End-Automatisierung. Damit wird endlich eine Anforderung der Entscheider abgedeckt, die seit mehr als 30 Jahren besteht und bislang lediglich punktuell und mit großem Aufwand umgesetzt werden konnte. Aktuell verfügbare Technologien ermöglichen es nun, im Zusammenspiel der verschiedenen Lösungen Automatisierungslücken sukzessive zu verkleinern oder zu schließen.

Künstliche Intelligenz wird zur zentralen Komponente der Automatisierung

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) gilt, wie in vielen anderen Bereichen der Unternehmen, auch in der Prozessautomatisierung als wichtiges Tool zur Verbesserung und Modernisierung der Lösungen. Somit überrascht es nicht, dass 26 Prozent der Entscheider gezielt auf kognitive RPA setzen. Hinzu kommt die Tatsache, dass künstliche Intelligenz in immer mehr Lösungen als Teilfunktonalität vorhanden ist, wie beispielsweise in der Dokumentenverarbeitung und im Conversational AI (30 %). Diese beiden Nutzungspfade werden dazu führen, dass in den nächsten 24 Monaten mehr als die Hälfte der Lösungen mit KI-Funktionalitäten ausgestattet sein werden. Die Automatisierung wird also mit Hilfe von KI immer intelligenter, neue Use Cases entstehen.

Process Mining zeigt zusätzliches Automatisierungspotenzial auf – und fordert Entscheider heraus

Entscheider setzen immer häufiger auf Process Mining. Hier geht es im Kern um ein faktenbasiertes Erkennen von Prozessabweichungen und -ineffizienzen, um Prozesse systematisch verbessern und damit auch automatisieren zu können. Die Studie zeigt, dass sich zwei grundlegende Einsatzszenarien etabliert haben. Das ist zum einen eine einmalige Nutzung, beispielsweise für die Planung von Prozessverbesserungen (49 %), zur Unterstützung der Prozessmodellierung individueller Prozesse (33 %) oder zur Unterstützung von Migrationen (32 %). Zudem setzen Unternehmen Process Mining regelmäßig ein, beispielsweise für Audits (34 %), zur Problemerkennung (33 %), zum Performance-Monitoring (32 %) oder zur permanenten Prozessoptimierung. Process-Mining-Projekte sind zunächst stark analytisch ausgerichtet und basieren auf agilen Ansätzen. Für erfolgreiche Process-Mining-Projekte sind neue funktionsübergreifende Teams erforderlich, die in der Lage sein müssen, Prozesse in ihrer Komplexität auf Basis der relevanten Quelldaten zu analysieren und die erforderlichen Schritte für die Verbesserung der Prozesse daraus ableiten zu können.

Neben- und Miteinander von RPA, BPM und Businessanwendungen auf dem Prüfstand

In diesem Zusammenhang stellt sich für Entscheider auch die Frage nach dem „Nebeneinander und Miteinander“ von Tools für die Prozessautomatisierung und Business-Anwendungen. 68 Prozent der Entscheider sind der Meinung, dass Business-Anwendungen wie ERP und CRM mittelfristig vollständige „Built-in“-Automatisierungsfunktionen haben werden. Aus Sicht von IDC wird es langfristig lediglich funktionale Teilüberschneidungen zwischen RPA und Businessanwendungen geben. Wie sich dieser Punkt speziell in zahlreichen deutschen Industrieunternehmen mit ihren zur Ablösung anstehenden ERP-Systemen dann im Detail entwickeln wird, lässt sich noch nicht abschließend bewerten. Soviel lässt sich aber bereits heute konstatieren: Mit dem Einsatz von Low-Code und No-Code steht den Anwendern ein weiteres Tool zur Verfügung, das neue Lösungsansätze erlaubt. 24 Prozent der Befragten sehen hier einen Ansatz zur Vereinfachung für die Implementierung von Prozessautomatisierung.

IPA: Public Cloud nimmt Fahrt auf, Nutzung steigt in den nächsten 24 Monaten signifikant

Prozessautomatisierung ist umso erfolgreicher, je besser sie durch die Cloud unterstützt wird. Aktuell kommen lediglich 29 Prozent der Lösungen aus der Public Cloud. Ein wesentlicher Grund dafür ist, das RPA-Lösungen ursprünglich stark Non-Cloud geprägt waren. Aus diesem Grund nutzen heute immerhin noch 36 Prozent der Unternehmen Lösungen für Geschäftsprozessoptimierung On-Premises und weitere 35 Prozent in der Private Cloud, also im eigenen Rechenzentrum. Aber der Trend für die nächsten 24 Monate ist eindeutig. Immerhin 59 Prozent der Befragten wollen die Public-Cloud-Nutzung erhöhen. Dafür sind aus Sicht von IDC zwei Gründe maßgeblich. Zum einen haben immer mehr Anbieter SaaS-Lösungen am Markt platziert und somit ein Angebot geschaffen, das hohe Wachstumsraten aufweist. Zum zweiten profifiert cloudbasierte Prozessautomatisierung stark vom Trend zur Public Cloud bei den Business-Anwendungen, da RPA und IPA stark mit diesen Lösungen vernetzt sind.

Fazit

Insgesamt zeigt die Studie, dass die Prozessautomatisierung – nicht zuletzt aufgrund der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen in den Organisationen – weiter forciert wird. Das Thema ist keineswegs neu und in Form von RPA in zahlreichen Unternehmen seit vielen Jahren präsent.

Wir sehen aber auch, dass Prozessautomatisierung aktuell einen Wandel durchläuft. Während das Potenzial für RPA nach wie vor hoch bleibt, wird IPA zunehmend wichtiger. Die engere Verknüpfung von RPA, BPM und Integrationstools sowie der rasche technologische Fortschritt bei künstlicher Intelligenz einschließlich analytischer Ansätze erhöhen den Nutzen und die Wertschöpfung von Prozessautomatisierung für die Unternehmen signifikant. Damit ist der Weg für eine End-to-End Automatisierung auf Basis von IPA und von Ökosystemen vorgezeichnet. Viele Prozesse in den Kernapplikationen sind veraltet und müssen dringend modernisiert werden. Dazu ist eine genaue Analyse der Prozesse – also ein Process Mining – erforderlich. Trotz aller Unterschiede in den fachlichen Anforderungen sollten auch das Abbilden, die Automatisierung, das Management und die Orchestrierung der Prozesse auf Basis von Standards vorangetrieben werden.

Es muss jetzt das gemeinsame Ziel von Anbietern und Anwendern sein, die technologischen Herausforderungen gemeinsam zu bewältigen. Gemessen an der aktuellen Befragung befinden sich die Unternehmen auf einem guten Weg, die Automatisierung ihrer Prozesse und Abläufe zu steigern und damit die Weichen für eine erfolgreiche Digitalisierung zu stellen.

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