Die noch immer präsente Corona-Pandemie sowie geopolitische Unsicherheiten, steigende Energiepreise, die Inflation und der stetig zunehmende Fachkräftemangel üben Druck auf die Unternehmen aus, ihre Arbeitsplatzmodelle zu transformieren. Kaum ein Unternehmen steht erst am Anfang, allerdings haben auch erst wenige die Transformation vollständig vollzogen. Die Umsetzung ist ein unter Umständen aufwändiger Prozess und die Realisierung umfasst viele Facetten:

• 62 % der deutschen Unternehmen setzen künftig auf hybride Arbeitsplatzmodelle, im Vorjahr waren es lediglich 36 %

• Budgetbeschränkungen und hohe Anschaffungskosten von IT bremsen die Transformation des Arbeitsplatzes zunehmend und spürbar aus

• 3 von 4 Unternehmen wollen mit Schulungen und Zufriedenheitsanalysen die Arbeitskultur verbessern, Mitarbeiterzufriedenheit rückt stark in den Fokus

Um zu diesen Erkenntnissen zu kommen, hat IDC im August 2022 in Deutschland branchenübergreifend 300 Organisationen mit mehr als 100 Beschäftigten zum Thema Work Transformation befragt. IDC versteht unter Work Transformation die Verschiebung des traditionellen Arbeitsplatzes hin zu einem Arbeitsplatz, der die Zusammenarbeit zwischen Menschen und Technologie sowie digitale Fähigkeiten fördert und eine vernetzte, sichere Umgebung unterstützt, die nicht an einen Ort oder eine bestimmte Zeit gebunden ist.

Auch wenn die Veränderung des Arbeitsplatzmodells in deutschen Unternehmen in vollem Gange ist, liegt noch viel Potenzial brach. Vor allem, was den Technologieeinsatz, die Verbesserung der Arbeitskultur und auch die Ausgestaltung des Arbeitsplatzes an sich angeht, haben die Organisationen branchenübergreifend noch großen Nachholbedarf.

Die Zukunft wird hybrid: 2 von 3 Unternehmen setzen künftig auf Hybrid Work

Obwohl sich vor Beginn der Corona-Pandemie viele Unternehmen ein ortsunabhängiges Arbeiten kaum vorstellen konnten, ist die große Mehrheit inzwischen überzeugt: hybride Arbeitsmodelle sind die Zukunft. 62 Prozent der befragten Unternehmen planen künftig ein hybrides Arbeitsplatzmodell, d. h. eine Mischung aus der Arbeit vor Ort und remote. Im Vergleich zur Vorjahresstudie zu diesem Thema ist das ein immenser Anstieg, hier waren es lediglich 36 Prozent. Allerdings ist parallel dazu auch der Anteil der Unternehmen gestiegen, deren Mitarbeiter komplett vor Ort arbeiten. „Wir sehen, dass die Unternehmen zwischenzeitlich einen klareren Blick auf die Dinge haben und heute punktuell anders entscheiden, als sie es noch vor 12 Monaten geplant hatten. Dennoch sehen wir einen deutlichen Trend in Richtung Hybrid Work,“ sagt Sabrina Schmitt, Senior Consultant und Projektleiterin der Studie. „Unternehmen haben sich im letzten Jahr intensiv mit den unterschiedlichen Arbeitsplatzmodellen beschäftigt. Viele, die unsicher waren, wie ihr Arbeitsplatzmodell künftig aussehen könnte, haben sich nun mehrheitlich für einen hybriden Ansatz entschieden.“

Ortsunabhängiges Arbeiten ist ein integraler Bestandteil von Hybrid Work. Die Mehrheit der Unternehmen plant künftig Remote Work anzubieten, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern (43 %), und die bisher positiven Erfahrungen mit Remote Work fortzuschreiben (40 %), aber auch um ganz pragmatisch Kosten einzusparen (38 %).

Egal ob am Unternehmensstandort, remote oder hybrid gearbeitet wird, die Veränderung der Arbeitsplatzmodelle ist ganzheitlich zu betrachten und umfasst unterschiedliche Bereiche. Der Dreiklang aus Technologie, Arbeitskultur und der Gestaltung des Arbeitsplatzes an sich ist entscheidend. Das eine funktioniert nicht ohne das andere.

Budgetbeschränkungen und hohe Anschaffungskosten von IT bremsen Work Transformation aus

Der Fakt, dass die Unternehmen mit der Veränderung ihrer Arbeitsplatzmodelle vorrangig Kosten sparen (28 %) und die Produktivität steigern (27 %) aber auch die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern (22 %) wollen, zeigt deutlich, unter welchem zunehmenden Kostendruck die Unternehmen durch geopolitische Unsicherheiten, steigende Energiepreise, Inflation und den immer weiter steigenden Fachkräftemangel stehen. Gleiches wird bei den Herausforderungen, mit denen die Unternehmen bei der Umsetzung der Work Transformation zu kämpfen haben, deutlich. Denn neben dem Spagat zwischen Flexibilität und IT-Sicherheit (30 %) bremsen vor allem Budgetbeschränkungen (28 %) die Unternehmen aus. In Hinblick auf die IT sind es hohe Anschaffungskosten (22 %) und Komplexität (21 %). Interessanterweise sehen wir, dass Bedenken in Bezug auf Datenschutz und Compliance (20 %) und allgemeine Sicherheitsbedenken (20 %) im Vergleich zum Vorjahr stark zurückgegangen sind und von den kostengetriebenen Herausforderungen überholt wurden. Dies lässt allerdings nicht den Schluss zu, dass diese Aspekte weniger relevant wären. Wir beobachten aber, dass die Unternehmen offenbar aktiv waren in den letzten Monaten und nachgeschärft haben, indem sie in Sicherheits- und Compliance-Lösungen investiert und auch Maßnahmen zur Verbesserung der Unternehmens- und Arbeitskultur implementiert haben.

Basis für Hybrid Work: Unternehmen investieren in Anwendungen für Zusammenarbeit und Kommunikation

Die Studie zeigt, Unternehmen haben bereits diverse Investitionen in Collaboration und Kommunikation getätigt. Hierbei ging es zunächst um Basics wie Sicherheitssoftware (59 %), Anwendungen für Audio- und Videokonferenzen (58 %), die entsprechende Hardware wie etwa Bildschirme und Tastaturen (54 %), Collaboration Tools (53 %) und Fernzugriffslösungen (53 %). Auf der Planungsagenda für die nächsten 12-24 Monate stehen nun primär Anwendungen, die einen Schritt weiter gehen, wie Compliance-, Cloud- und Content-Sharing-Lösungen. Die genannten Tools sind zwar nicht neu, bekommen aber in einer hybriden Arbeitswelt eine größere Bedeutung bzw. werden von einem erweiterten Personenkreis genutzt. Ebenso gibt es häufig nicht die eine Lösung, die alles vereint und für alle gleichermaßen funktioniert. Die Studie zeigt, dass die Unternehmen auf einen individuellen Mix setzen, was sich auch in den unterschiedlichen Investitionsbereichen widerspiegelt.

78 % der Unternehmen bestätigen: Die Veränderung der Arbeitswelt ist abhängig vom Digitalisierungsgrad

Der Einsatz von Tools ist nicht ausreichend, das bestätigen auch die befragten Unternehmen. Die Digitalisierung von Prozessen und Workflows sowie eine hohe Benutzerfreundlichkeit der Geräte und Anwendungen sind für jeweils knapp ein Viertel der Befragten erfolgskritisch für die Zusammenarbeit und Kommunikation hybrid, ebenso eine bessere Vernetzungsmöglichkeit über Plattformen sowie hohe Sicherheitsstandards.

Organisationen digitalisieren, um Prozesse oder Workflows schnell und effizient bearbeiten und somit besser auf sich ständig ändernde Arbeits- und Marktbedingungen reagieren zu können. Für 78 Prozent hängt eine erfolgreiche Arbeitsplatz-Transformation stark bis sehr stark vom Digitalisierungsgrad des jeweiligen Unternehmens ab. In Bezug auf papierbasierte Prozesse werden in den Unternehmen bereits heute 63 Prozent aller Prozesse und Workflows in elektronischer Form ausgeführt. Das sind immerhin 5 Prozent mehr als es noch vor einem Jahr der Fall war, in den kommenden 12-24 Monaten sollen sogar 75 Prozent aller papierbasierter Prozesse digital sein. Mit Document-Management- (47 %) und eSignature-Lösungen (40 %) sowie künftig auch Enterprise-Content-Management- (38 %) sowie KI-gestützten Lösungen und Chatbots (jeweils 37 %) wollen die Unternehmen Aufgaben und Prozesse automatisieren.

Schulungen und Zufriedenheitsanalysen sollen die Arbeitskultur verbessern und die Attraktivität für Talente steigern

Die Veränderungen am Arbeitsmarkt und vor allem der akute Fachkräftemangel bringen die Unternehmen zunehmend in Bedrängnis, sie müssen aktiv werden, um Mitarbeitende an sich zu binden und neue Talente zu gewinnen. Die Befragten setzen daher auf Weiterbildungen und Schulungen, Zufriedenheitsanalysen (je 78 %) sowie Recruitment- und Talent-Management-Plattformen (74 %) und stellen somit die Mitarbeitenden und deren Zufriedenheit mehr und mehr in den Fokus. Besonders bei der Veränderung von Arbeitsplatzmodellen oder dem Einsatz neuer Technologien, ist es essenziell, die Mitarbeitenden zu informiert und für den Nutzen zu sensibilisieren, aber auch zu identifizieren, wie es um ihre Zufriedenheit mit den Tools, Abläufen, und Gegebenheiten rund um ihren Arbeitsplatz steht. 59 Prozent der befragten Unternehmen messen die Zufriedenheit der Mitarbeitenden – am häufigsten über Mitarbeiterbefragungen. Entscheidende Maßnahmen zur Verbesserung der Zufriedenheit können so erkannt und umgesetzt werden. Aber nicht nur die Zufriedenheit, auch die Produktivität und Loyalität der Mitarbeiter gewinnt für die Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Ein Großteil macht daran den Erfolg der Arbeitsplatzveränderungen fest. Spannend: Insgesamt sind Parameter wie Kundenbindung oder Rentabilität etwas in den Hintergrund gerückt und spielen aktuell eine deutlich geringere Rolle in diesem Kontext.

Fazit

Grundsätzlich sind sich die meisten Unternehmen dem Ausmaß und der Notwendigkeit von veränderten Arbeitsplatzmodellen bewusst. Nicht nur durch die Entwicklungen der letzten zwei Jahre, sondern auch aufgrund der derzeitigen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen wird das Thema aktiv in allen Unternehmen forciert. Hybride Arbeitsplatzmodelle werden dabei zunehmend zum Standard. Vorausgesetzt, das Geschäftsmodell eignet sich dafür und es gibt neben der notwendigen Technologie auch ein entsprechendes Bewusstsein sowie einen geeigneten ausgestatteten Arbeitsplatz – am Unternehmensstandort und remote.

Herausfordernd ist der steigende Kostendruck, dem sich die Unternehmen stellen müssen, aber auf lange Sicht überwiegt eindeutig der Nutzen einer umfassenden Work Transformation. Wir sehen eine gute Dynamik, bereits heute sind einige Technologien und Lösungen für die Zusammenarbeit, Kommunikation, Automatisierung, Digitalisierung sowie Sicherheit implementiert, und in den nächsten Monaten geplant. In Bezug auf den steigenden Fachkräftemangel wollen die Unternehmen mit Maßnahmen und Initiativen zur Verbesserung der Arbeitskultur entgegenwirken und legen ihr Hauptaugenmerk dabei eindeutig auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Nicht zuletzt, um der sich verschärfenden Situation am Arbeitsmarkt entsprechend zu begegnen.

Es steht außer Frage, dass die Unternehmen handeln und investieren müssen, um künftig ein digitales und zugleich sicheres Arbeiten zu ermöglichen – am Unternehmensstandort, aber auch remote bzw. hybrid. Gemessen an den aktuellen Befragungsergebnissen nutzen die Organisationen das vorhandene Potenzial, schöpfen es aber bei weitem noch nicht vollständig aus. Langfristig betrachtet ist kontinuierliches Handeln und Nachbessern gefragt, besonders in Bezug auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn die Unternehmen sich hier weiterentwickeln und den Dreiklang aus Technologie, Arbeitskultur und der Gestaltung des Arbeitsplatzes an sich berücksichtigen, sind sie insgesamt auf dem richtigen Weg. Anbieter und Anwender sollten diese Dynamik jetzt gemeinsam nutzen und sich neufinden und ausrichten, um nicht nur die Geschäftskontinuität in herausfordernden Zeiten zu gewährleisten, sondern auch, um eine moderne hybride Arbeitswelt mitzugestalten, bei der die Mitarbeitenden im Fokus stehen.

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